Mitarbeiter-Management
Arbeitszeiten, Schichten, Urlaube, Skills und Auslastung an einem Ort. Synchronisiert mit deinen bestehenden Tools wie TimeButler.
Für Agenturen mit 10–50 Mitarbeitern
Das holistische Projektmanagement-System für Agenturen. 95 % automatisiert.
Ruhe im Chaos: Varis übernimmt vom ersten Kundenkontakt über Rückfragen, Planung und Umplanung bis zum Abschluss. Vollautomatisch. Du bleibst cool.
- 95 %
- automatisierter PM-Ablauf
- < 60 s
- von Anfrage bis geplantes Projekt
- 10–50
- Mitarbeiter – ideal für Agenturen
varis.tech
Interaktive Demo – kein Login nötig
Warum Varis
Ein System. Kein Tool.
Du hast es in der Demo oben gesehen: Andere Tools zeigen dir an, wer theoretisch verfügbar wäre – suchen, vergleichen und zuweisen musst du trotzdem selbst. Varis erkennt Ereignisse automatisch, bewertet die beste Lösung und legt sie dir zur Bestätigung vor.
Dabei passt sich Varis eurer Agentur an – nicht umgekehrt. Wir richten das System an eurer Struktur und vor allem an eurer bestehenden Infrastruktur aus und binden alle Services und Software an, die ihr aktuell nutzt: vom Postfach über CRM und ERP bis zur Zeiterfassung. Ihr behaltet eure Tools – Varis verbindet sie zu einem System.
Vier Beispiele aus dem Agenturalltag
So läuft's mit anderen Tools
- Du fragst im Chat, wer eine Aufgabe übernehmen könnte.
- Du bekommst eine Liste möglicher Kandidaten zurück.
- Du prüfst selbst Stunden, Skills und Auslastung.
- Du weist die Aufgabe manuell zu und hoffst, dass es passt.
So läuft's mit Varis
- Die Krankmeldung geht in eurem Zeiterfassungstool ein.
- Varis erkennt das sofort und prüft alle Kapazitäten.
- Der beste Ersatz wird berechnet – inklusive Begründung.
- Du bestätigst mit einem Klick. Fertig.
So läuft's mit anderen Tools
- Die E-Mail wird automatisch zusammengefasst oder als „wichtig“ geflaggt.
- Du liest die Details selbst heraus: Deadline, Budget, Leistungen.
- Du legst Kunde und Projekt manuell im CRM und Planer an.
- Du suchst selbst den passenden Mitarbeiter und weist ihn zu.
So läuft's mit Varis
- Varis liest die E-Mail und extrahiert alle Projektdaten.
- Fehlt eine Angabe, schickt Varis automatisch eine Rückfrage.
- Kontakt und Projekt werden automatisch im CRM angelegt.
- Der passende Mitarbeiter wird direkt eingeplant.
So läuft's mit anderen Tools
- Die Kundin schreibt, dass sich der Termin ändert.
- Du prüfst selbst, ob sich das mit anderen Projekten überschneidet.
- Du verschiebst Aufgaben und Mitarbeiter händisch im Kalender.
- Du informierst alle Beteiligten einzeln per E-Mail.
So läuft's mit Varis
- Varis erkennt die Terminänderung sofort.
- Kollisionen mit anderen Projekten werden automatisch geprüft.
- Der Zeitplan wird automatisch neu berechnet und angepasst.
- Alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt.
So läuft's mit anderen Tools
- Du merkst dir selbst, wann ein Kunden-Update fällig ist.
- Du sammelst Fortschritt und Meilensteine manuell zusammen.
- Du schreibst für jeden Kunden eine eigene Status-E-Mail.
- Du verschickst den Report von Hand — jede Woche wieder.
So läuft's mit Varis
- Varis berechnet den Fortschritt automatisch aus dem Planer.
- Nächste Meilensteine werden automatisch zusammengefasst.
- Der Report wird automatisch formuliert und vorbereitet.
- Ein Klick genügt — oder er geht direkt ins Kundenportal.
Implementierung
In vier Schritten zum laufenden System.
Wir implementieren Varis gemeinsam mit euch – zugeschnitten auf eure Abläufe und angebunden an eure bestehende Infrastruktur. Ein eigenes Technik-Team braucht ihr dafür nicht.
- 01
Analyse eurer Agentur
Gemeinsam nehmen wir eure Abläufe, Rollen und Freigaben auf und verschaffen uns einen Überblick, welche Tools und Systeme bei euch im Einsatz sind.
- 02
Anbindung eurer Systeme
Wir verbinden Varis mit euren Postfächern, CRM, ERP, Zeiterfassung und allen weiteren Services, die ihr nutzt – über bestehende Schnittstellen oder individuelle Integrationen.
- 03
Regeln & Feinschliff
Skills, Arbeitszeiten, Prioritäten und Freigaberegeln werden auf eure Struktur zugeschnitten. Ihr bestimmt, was automatisch läuft und was ihr selbst bestätigt.
- 04
Go-live mit Begleitung
Varis geht in den Live-Betrieb. Wir bleiben an eurer Seite, prüfen die ersten Ergebnisse gemeinsam mit euch und justieren nach, wo es nötig ist.
Features
Was sonst noch drin steckt.
Die Automatisierung hast du gesehen. Das hier macht Varis alltagstauglich – für dein ganzes Team.
Integrationen in deinen Stack
Anbindung an ERP, CRM, Mitarbeitermanagement und mehr. Gmail- und HubSpot-Integrationen sind out-of-the-box dabei.
Voller Einblick, volle Kontrolle
Jeder Automatisierungsschritt ist einsehbar: Email Monitor, Logs und Regeln, die du selbst bestimmst – inklusive Blacklists und Ausschluss-Patterns.
Analytics ohne Reporting-Aufwand
Auslastung, geplante Slots und Einsätze pro Tag – bis hin zu System- und Cloud-Kosten. Immer aktuell, ohne manuelles Zusammensuchen.
Produkt
Ein Blick unter die Haube
Fünf Ansichten direkt aus dem System – vom Dashboard bis zu den Einstellungen. Bewege dich nach links und rechts, um alles zu entdecken.
01 / 05
Dashboard
Dein Startpunkt: Team-Überblick, Zustand der Mail-Pipeline, dein Tagesplan und die Live-Aktivität des gesamten Teams – alles in Echtzeit.
Klick für Großansicht
02 / 05
Resource Planner
Alle Mitarbeiter und Projekte auf einer Zeitleiste. Varis plant Einsätze automatisch ein – inklusive Pausen, Blockern und Quick-Aktionen. Du behältst die Kontrolle mit einem Klick.
Klick für Großansicht
03 / 05
Email Monitor
Die KI-Pipeline hinter deinem Postfach: Eingehende Mails werden klassifiziert, gelabelt und in Anfragen verwandelt – mit vollem Einblick in Systemstatus, Durchsatz und jeden Verarbeitungsschritt.
Klick für Großansicht
04 / 05
Analytics
Aktive Projekte, geplante Slots und Einsätze pro Tag über frei wählbare Zeiträume – bis hin zu System- und Cloud-Kosten. Ohne manuelles Reporting.
Klick für Großansicht
05 / 05
Settings
Volle Kontrolle: Darstellung, E-Mail-Regeln, Ausschluss-Patterns und Sender-Blacklists. Du bestimmst, was die Automatisierung anfassen darf – und was nicht.
Klick für Großansicht01 / 05
Aus der Praxis
Gebaut in einer Agentur. Für Agenturen.
Varis ist kein Konzept – es plant jeden Tag unseren eigenen Betrieb. Diese Zahlen kommen live aus unserem System.
- 103
- aktive Projekte
- 2.400+
- automatisch geplante Slots
- 31
- Mitarbeitende im Planer
Live-Zahlen aus unserem eigenen Betrieb · Stand August 2026
„Wir haben Varis gebaut, weil wir selbst keine Lust mehr auf manuelles Umplanen hatten. Heute plant es unsere eigene Agentur – jeden Tag. Jetzt öffnen wir es für andere."
Was wir von Agenturen immer wieder hören
„Unser Projektmanagement frisst jede Woche einen ganzen Arbeitstag – nur für Umplanungen und Status-Mails."
„Dass eine Krankmeldung automatisch eine fertige Umplanung auslöst, war der Moment, in dem es bei mir klick gemacht hat."
„Wir wollen kein weiteres Tool pflegen. Wir wollen, dass die Arbeit einfach passiert."
Datenschutz & Sicherheit
Gehostet in der EU. Gebaut für die DSGVO.
Varis arbeitet mit sensiblen Daten: Kunden-E-Mails, Projekten, Arbeitszeiten. Deshalb ist Sicherheit bei uns keine Zusatzfunktion, sondern Grundlage der Architektur – mit Servern in der EU, KI-Modellen auf europäischen Servern und höchsten Ansprüchen an den Datenschutz.
Eure Systeme
- Postfach
- CRM
- ERP
- Zeiterfassung
Angebunden über verschlüsselte Schnittstellen.
Betrieben in Europa
- Varis-Plattform Anwendung, Datenbank und Dateien liegen in DSGVO-konformen Rechenzentren in der EU.
- KI-Modelle Offene KI-Modelle, betrieben von europäischen Anbietern auf Servern in Europa.
Ursprüngliche Modellhersteller
- Keine Anfragen an die Hersteller der Modelle
- Keine Weitergabe eurer Daten
EU-Hosting, technisch abgesichert
Anwendung, Datenbank und Dateispeicher laufen in Rechenzentren in der EU. Unser Deployment bricht ab, sobald eine Region außerhalb Europas eingestellt ist.
Verschlüsselt & sicher verwahrt
Daten sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Zugangsdaten liegen in einem abgesicherten Secret Manager statt im Code, API-Schlüssel speichern wir nur als Hash.
Rollen & Rechte
Jede Person sieht und bearbeitet nur, wofür sie freigeschaltet ist. Der Server prüft die Berechtigungen bei jeder Anfrage neu – entzogene Rechte greifen sofort.
Jeder Schritt nachvollziehbar
Jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert, und Audit-Logs lassen sich nachträglich nicht verändern. So bleibt sichtbar, wer oder was eine Aktion ausgelöst hat.
Ihr behaltet die Kontrolle
Jede Automatisierung ist einzeln schaltbar, die Verarbeitung lässt sich jederzeit pausieren, und über Sperrlisten und Ausschlussregeln bestimmt ihr, was Varis überhaupt anfassen darf.
Feste Löschfristen
Von Varis gespeicherte E-Mails, Anhänge und Verarbeitungsprotokolle werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht. Euer Postfach bleibt davon unberührt.
- Sicherheit
- Gesetzeskonformität
- Kundenzufriedenheit
Diese drei Werte leiten jede Entscheidung – vom Serverstandort bis zur einzelnen Zeile Code. Und wenn eure Datenschutzbeauftragten Fragen haben, beantworten wir sie offen und im Detail.
Gespräch buchen
30 Minuten, die sich lohnen.
Such dir direkt einen freien Termin aus. Wir zeigen dir Varis live und schauen gemeinsam, ob es zu eurer Agentur passt.
- 30 Minuten per Video-Call
- Kostenlos und unverbindlich
- Direkt in unserem Kalender – ohne Hin und Her
Varis Demo Call
30 Minuten · Google Meet
- 1 Tag und Uhrzeit auswählen
- 2 Name und E-Mail eintragen – mehr brauchen wir nicht
- 3 Die Bestätigung mit Meet-Link kommt per E-Mail
Die Terminauswahl läuft über Google Calendar und wird erst mit dem Klick geladen. Es gilt unsere Datenschutzerklärung.
FAQ
Häufige Fragen
Kurz beantwortet – für alles andere: Schreib uns einfach über das Formular unten.
Für wen ist Varis gedacht?
Für Agenturen mit etwa 10 bis 50 Mitarbeitenden, in denen Projektmanagement heute viel manuelle Arbeit bedeutet: Anfragen erfassen, planen, umplanen, Status kommunizieren. Genau diesen Ablauf automatisiert Varis.
Behalte ich die Kontrolle über Entscheidungen?
Ja. Varis legt dir Vorschläge zur Bestätigung vor – zuweisen, umplanen oder ablehnen entscheidest du. Über Regeln, Ausschluss-Patterns und Blacklists bestimmst du außerdem, was die Automatisierung überhaupt anfassen darf.
Welche Tools bindet Varis an?
Gmail- und HubSpot-Integrationen sind out-of-the-box dabei. Darüber hinaus binden wir ERP, CRM, Mitarbeitermanagement-Tools wie TimeButler und alle weiteren Services an, die ihr nutzt – bei Bedarf über individuelle Integrationen. Sprich uns im Demo-Call auf deinen Stack an.
Wie läuft das Onboarding ab?
In der Beta richten wir Varis gemeinsam mit euch ein – inklusive Anbindung eurer Postfächer und Tools. Der Aufwand hängt von eurem Stack ab; ihr braucht dafür kein eigenes Technik-Team.
Was passiert mit unseren Daten?
Eure E-Mails und Projektdaten liegen in Rechenzentren in der EU und werden ausschließlich für den Betrieb von Varis verarbeitet. Die KI-Modelle laufen auf europäischen Servern ohne Verbindung zu den ursprünglichen Modellherstellern, und in Varis gespeicherte E-Mails werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht. Mehr dazu im Abschnitt „Datenschutz & Sicherheit“ – und im Gespräch beantworten wir gerne jede Frage dazu.
Was kostet Varis?
Die Preise geben wir zum offiziellen Launch bekannt. Während der geschlossenen Beta besprechen wir die Konditionen individuell und direkt mit dir.
Bereit, deinen Projektmanager zu automatisieren?
Varis ist aktuell im geschlossenen Beta-Test. Trag dich kurz ein – wir melden uns persönlich bei dir.
Kein Spam. Wir melden uns nur, um deinen Zugang oder Termin zu klären.